Planejar os custos de pagamento do seu negócio significa analisar todos os gastos que envolvem a principal atividade da sua empresa, como os insumos, os salários, os impostos e outros. Além disso, também é fundamental avaliar estratégias de redução de despesas.
Se você deseja manter um negócio sólido, sustentável e lucrativo, é necessário fazer o controle de custos da forma certa. E você pode começar com ações simples, como usar um simulador de taxas de cartão para decidir qual maquininha comprar. Veja algumas dicas de como fazer esse planejamento.
Controle de despesas
Para fazer um bom controle de gastos, é preciso definir políticas claras de despesas. Elas devem ser específicas em relação a como, quando e por quem os recursos serão usados.
A política precisa ser comunicada aos trabalhadores, para que todos entendam quais gastos são permitidos e para deixá-los cientes das diretrizes que permitirão a realização dessas despesas. Isso evita mal-entendidos.
Além disso, é preciso ter um sistema de controle de despesas corporativas para facilitar o dia a dia. Assim, o setor financeiro acompanha em tempo real e de forma integrada o cumprimento das políticas.
Negociação de prazos e condições de pagamento
Negociar com fornecedores e prestadores de serviço envolve resiliência e estratégia. E essa atividade é fundamental para que a empresa tenha melhores condições nas compras. Para isso, você pode usar algumas táticas, como:
- faça uma pesquisa detalhada do mercado: antes de negociar, é fundamental fazer uma pesquisa de preços, prazos e condições ofertadas por diversos fornecedores. Assim, você terá mais argumentos para negociar;
- dê preferência para os relacionamentos de longo prazo: os fornecedores de longo prazo oferecem melhores condições de pagamento, descontos maiores e mais flexibilidade;
- negocie em grandes volumes: essa é uma ótima forma de obter preços mais competitivos e vantajosos. O poder de compra da empresa se torna maior, trazendo uma margem de negociação mais ampla;
- valorize a transparência: saber como negociar com transparência permite que os dois lados tenham clareza sobre os termos acordados, o que evita mal-entendidos e fortalece a relação;
- faça contratos bem-feitos: formalize a negociação e detalhe o contrato. Todos os termos devem estar descritos de forma clara para proteger ambas as partes;
- não dependa de um único fornecedor: diversifique os fornecedores para evitar que o fornecimento seja interrompido.
Otimização do pagamento com uso de tecnologias
Usar tecnologias para automatizar processos pode levar a sua gestão de custos para outro nível. Automatizar as operações reduz os riscos de falhas e de preenchimento de informações, o que evita o retrabalho.
Assim é possível elevar a produtividade do setor, dando a oportunidade de os funcionários atuarem em atividades mais complexas. Por isso, investir em tecnologias pode otimizar a gestão de custo e aumentar a competitividade no mercado. Entre algumas ferramentas, estão:
- uso de cartões corporativos digitais: esses cartões não cobram taxas de anuidade e manutenção. Assim, você poderá fazer pagamentos de hotéis, almoços, táxis e outros;
- gestão das cobranças: com esse tipo de sistema, você pode requerer o pagamento de inadimplentes de forma rápida, eficiente e automatizada.
- emissão de notas fiscais: esse processo é necessário para manter o funcionamento adequado, respeitando a legislação. Procure por softwares que agilizam esse processo;
- ERP (Enterprise Resource Planning): esse sistema promove a integração de todos os setores da empresa e permite uma visão sistêmica do negócio, trazendo mais agilidade.
Análise de dados para tomar decisões
Se você quer tornar seus processos mais eficientes, é preciso incorporar a análise de dados no dia a dia da operação. Isso porque ela os torna mais inteligentes e otimizados.
A análise de dados pode ser usada para encontrar os melhores fornecedores, avaliar as mudanças no comportamento dos mercados, observar a forma como os clientes compram e otimizar processos que podem causar impacto no produto ou no serviço. Com isso, ela ajuda a prever problemas que impactam os negócios.
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